Politique de protection des données à caractère personnel

Le Groupe Comexposium accorde une attention particulière à la protection des données à caractère personnel.

Le respect de cette exigence constitue un élément fondamental pour construire une relation de confiance que le Groupe entend établir et maintenir avec les personnes concernées qui lui confient leurs données.  

La présente politique de protection des Données à caractère personnel (ci-après la « Politique ») énonce les pratiques et les conditions dans lesquelles COMEXPOSIUM HEALTHCARE (ci-après la « Société »), filiale du groupe, traite vos Données à caractère personnel.

COMEXPOSIUM HEALTHCARE est une Société par Actions Simplifiée, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 398 340 356, au capital social de 7 622,45 euros, dont le siège social est situé 10 avenue de Messine, 75008 Paris, France. Numéro de TVA intracommunautaire : FR92398340356.

Les Données à caractère personnel (ci-après, les « Données ») sont toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ; tel que ce terme est défini par la réglementation en vigueur.

En fonction de la façon dont vous interagissez avec le Site et de la finalité de cette interaction (visiteur, congressiste, exposant, sponsor, partenaire, candidat, intervenant, orateur...), la Société est susceptible de collecter les Données suivantes :

• Données relatives à votre identité : nom, prénom, adresse électronique, adresse postale, numéro de téléphone et votre profil (visiteur, congressiste, exposant, sponsor, partenaire, candidat).
• Données relatives à votre profil professionnel : spécialité médicale, fonction, société ou établissement d'exercice, biographie, ainsi que, le cas échéant, les justificatifs permettant de vérifier votre qualité de professionnel de santé, requis pour l'accès à certains contenus et à certains badges de congrès.
• Données relatives à votre inscription et à votre participation aux congrès : congrès et édition concernés, dates de participation, historique de participation aux congrès et évènements organisés par la Société.
• Données relatives à votre commande : informations nécessaires à la satisfaction et à la complétude de votre commande (ex : inscription à un congrès), notamment les informations relatives à la carte bancaire utilisée (nom du titulaire, numéro de carte, date d'expiration...), le détail et la date de la commande, les échanges avec le service des relations commerciales. En tout état de cause, les Données relatives au paiement sont traitées conformément à la réglementation et aux normes de sécurité applicables en la matière.
• Données relatives à la connexion et à l'utilisation de votre compte « Mon compte » : identifiant et mot de passe, préférences et centres d'intérêt (thèmes favoris), photographie, biographie, historique des congrès auxquels vous avez participé. En tout état de cause, le compte fait l'objet de conditions générales d'utilisation spécifiques.
• Données concernant vos demandes d'information dans la section contact : nous traitons vos données personnelles pour répondre aux demandes formulées via le formulaire de contact du Site. Ces données comprennent votre nom, votre adresse e-mail, le congrès sélectionné, votre spécialité et les données renseignées dans la rubrique « Comment pouvons-nous vous aider ? ».  
• Données relatives à votre participation en tant qu'exposant ou sponsor : coordonnées de la société, numéro de TVA et justificatifs d'immatriculation.
• Données relatives à la navigation (pour en savoir plus, voir la politique de cookies accessible sur le Site) : adresse IP, navigateur utilisé, temps de navigation, historique de recherche, système d'exploitation, langue et pages consultées.
  • Ces Données sont collectées par le biais de cookies et autres traceurs, dans les conditions définies au sein de la politique de cookies accessible sur le Site.
  • Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du Site sont déposés sur la base de l'intérêt légitime de la Société. Les cookies non essentiels (notamment analytiques, de personnalisation, etc.) sont déposés uniquement après recueil du consentement de l'utilisateur, conformément à la réglementation applicable.
• Données relatives à l'utilisation des réseaux sociaux : lorsque vous interagissez avec les fonctionnalités de réseaux sociaux proposées sur le Site (Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube...).
  • Ces communications sont régies par les politiques de protection des données à caractère personnel de ces réseaux sociaux, auxquelles nous vous invitons à vous référer.
• Données relatives à la mesure d'audience de nos e-mails : lorsque nous vous adressons des communications par e-mail (programmes de congrès, actualités, newsletters), un marqueur de mesure (« pixel de suivi ») peut nous permettre de comprendre quels contenus et actualités comptent le plus pour vous, améliorer la pertinence et le moment d'envoi de ce que nous vous adressons, mesurer la performance de nos communications, afin de continuer à les améliorer.
• Certains traitements reposent sur votre consentement. Lorsque ces marqueurs sont utilisés pour mesurer et analyser la performance de nos communications, en adapter le contenu, la fréquence, le moment ou le canal d'envoi, personnaliser les messages et invitations que nous vous adressons, établir des profils à des fins de ciblage sur d'autres supports, ou détecter et analyser d'éventuels usages frauduleux, ils reposent sur votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment.
• Les autres traitements ne nécessitant pas votre consentement. Certains marqueurs sont strictement nécessaires et ne requièrent pas votre consentement : ceux participant à la sécurité et à l'authentification de nos envois ; ceux mesurant l'ouverture à seule fin de délivrabilité, limités à la gestion des destinataires inactifs de nos listes, pour des courriels transactionnels ou que vous avez sollicités (confirmation d'inscription, envoi de badge) ; et la conservation d'une trace d'ouverture lorsqu'elle contribue à démontrer le respect d'une obligation légale d'information.
• Pixels exemptés de consentement : Certains marqueurs intégrés à nos e-mails ne requièrent pas votre consentement, dès lors qu'ils sont strictement nécessaires à la fourniture d'un service que vous avez demandé ou au respect de nos obligations. Sont concernés les pixels utilisés à des fins de sécurité et d'authentification, les pixels liés à nos échanges transactionnels (confirmation d'inscription, envoi de badge/billet/invitation), ceux répondant à une obligation légale ou permettant de constituer une preuve, ainsi que les pixels servant uniquement à mesurer la délivrabilité de nos envois et à identifier les destinataires inactifs. Pour cette dernière finalité, seule la date du dernier jour d'ouverture est conservée, à l'exclusion de l'heure, et elle est écrasée à chaque nouvelle ouverture. Ces marqueurs ne sont utilisés à aucune autre fin, notamment de mesure d'audience, de personnalisation ou de ciblage, qui requièrent votre consentement préalable.

2.1. En fonction de la façon dont vous interagissez avec la Société, cette dernière est susceptible de collecter vos Données selon les modalités décrites ci-après.

2.2. La Société collecte vos Données directement auprès de vous lorsque notamment vous remplissez un formulaire de contact, d'inscription à un congrès ou de candidature exposant/sponsor, vous passez une commande, ou vous vous adressez à la Société (par exemple en lui adressant un courrier électronique).

2.3. La Société collecte indirectement vos Données lorsque vous naviguez sur le Site au moyen de cookies et de traceurs dans les conditions définies plus avant. La Société collecte aussi vos Données via des tiers, dont les réseaux sociaux, lorsque vous utilisez le compte dont vous êtes titulaire auprès de ces tiers pour vous connecter ou vous inscrire à une manifestation.

La Société a recours à des marqueurs (« pixels de suivi ») intégrés à ses e-mails, permettant de mesurer et d'analyser vos interactions avec ces communications. Les finalités poursuivies, les données traitées et la base juridique applicable à chacune sont précisées à l'Article 3.

2.4. Lorsque vous communiquez des Données à la Société, il vous appartient de vous assurer qu'elles sont exactes et complètes. Le cas échéant, vous devez les mettre à jour ou en faire la demande via les coordonnées indiquées à l'Article 6.

Vos Données font l’objet de traitements automatisés mis en œuvre par la Société pour les finalités décrites ci-après, tant dans le cadre de votre utilisation du Site, que de votre participation aux évènements organisés par la Société ou dont l’organisation lui a été confiée. 

Afin de faciliter la compréhension des traitements mis en œuvre, le tableau ci-après, présente, à titre récapitulatif, les finalités poursuivies, les catégories de Données concernées ainsi que les fondements juridiques associés.

4.1. Vos Données sont traitées par les équipes internes de la Société (Service Marketing, Sales, Web). En outre, seuls les prestataires de service et leur personnel limitativement habilités sont autorisés à accéder à vos Données et ce, eu égard aux prestations spécifiques qui leur sont confiées et qu’ils doivent réaliser pour le compte exclusif de la Société dans le strict respect d’obligations notamment de sécurité et de confidentialité.

4.2. Avec votre consentement lorsqu'il est requis, vos Données sont susceptibles d'être transmises aux entités du Groupe Comexposium auquel la Société appartient, ainsi qu'à des partenaires notamment afin qu'ils vous adressent des informations et actualités sur les services et produits qu'ils proposent.

4.3. Lorsque la réglementation en vigueur l'exige, la Société est susceptible de transmettre vos Données aux organismes et autorités légalement autorisés à y accéder (notamment les autorités judiciaires et administratives).

La Société met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité et la confidentialité de vos données à caractère personnel. 

Ces mesures ont notamment pour objectif d’empêcher toute altération, divulgation ou accès non autorisé par des tiers. A ce titre, la Société applique les principes suivants :

• L’accès aux données est strictement limité aux personnes habilitées et soumise à une obligation de confidentialité ;
• Les prestataires et sous-traitants, lorsque nous avons recours à leur service, sont contractuellement tenus de respecter des obligations de sécurité ;
• Le stockage de vos données personnelles sur des serveurs offrant toutes les garanties de sécurité.

6.1. Conformément à la réglementation applicable et dans les conditions qu’elle définit, vous pouvez à tout moment exercer votre :

• Droit d’accès : vous pouvez demander à la Société des informations sur les traitements dont les Données vous concernant font l’objet et la copie desdites Données. 
• Droit de rectification : vous pouvez demander la rectification des Données inexactes vous concernant lorsque celles détenues par la Société sont erronées ou incomplètes.
• Droit à l’effacement (droit à l’oubli) : vous avez le droit d'obtenir de la Société l'effacement de vos Données lorsqu’un des motifs prévus par la réglementation existe (inutilité des Données, retrait de votre consentement pour les traitements fondés sur ce dernier, etc.).
• Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos Données y compris à des fins de prospection commerciale. S’agissant de la mesure d’audience de nos e-mails, qui repose sur votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci à tout moment, selon les modalités indiquées dans nos e-mails ou en nous contactant aux coordonnées mentionnées au présent article.
• Droit à la portabilité de vos Données : vous avez le droit de recevoir les Données dans un format exploitable.
• Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander à la Société la suspension du traitement de vos Données lorsqu’un des motifs prévus par la réglementation existe (contestation de l’exactitude des données, etc.).
• Droit à ne pas faire l’objet d’un traitement automatisé : Vous pouvez refuser une décision prise uniquement par une machine, sans intervention humaine.
• Droit aux directives post mortem : Dans les conditions définies par la réglementation, vous disposez également d’un droit de définir des directives générales ou particulières relatives au sort de vos Données Personnelles après votre décès. 

6.2. Lorsque vos Données sont traitées avec votre consentement, vous pouvez, à tout moment, le révoquer. Vous êtes cependant informés que les traitements mis en œuvre antérieurement à cette révocation demeureront valables. 

6.3. Vos recours en matière de protection des données

Vous pouvez exercer vos droits en contactant la Société :

• Par notre formulaire en ligne 
• Par voie électronique à l'adresse : data-privacy@imcas.com ;
• En utilisant le formulaire d'exercice des droits mis à votre disposition sur le Site :
• Par voie postale aux coordonnées suivantes : COMEXPOSIUM HEALTHCARE — Privacy, 10-12 avenue de Messine, 75008 Paris, France.

Vous êtes en outre informé que dans certains cas, les fonctionnalités du Site (« Mon compte ») vous permettent de consulter et de modifier directement les Données que vous avez communiquées à la Société.

La Société vous répondra dans les plus brefs délais et dans la limite d'un mois (sauf en cas de demande complexe qui pourrait allonger le traitement) à compter de la réception de votre demande.

La Société apporte la plus grande attention à vos Données. Néanmoins, si vous considérez que leur traitement porte atteinte à vos droits, vous disposez de la faculté d'introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) — 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.

7.1. La Société conserve vos Données pendant une durée qui n'excède pas la durée nécessaire aux finalités exposées par la présente Politique. Au-delà, vos Données sont susceptibles d'être archivées pour respecter les obligations légales auxquelles la Société est soumise, ou supprimées.

7.2. Les Données permettant d'établir la preuve d'un droit ou d'un contrat, ou conservées au titre du respect d'une obligation légale par la Société, sont archivées conformément aux dispositions en vigueur (notamment les obligations comptables prévues par le Code de commerce).

7.3. La Société tient compte de la saisonnalité des congrès qu'elle organise ainsi que de la relation entretenue avec vous (prospect, congressiste, exposant, sponsor...). Vous trouverez ci-dessous les durées de conservation applicables :

Pour l'hébergement et le traitement de vos Données, la Société privilégie des moyens situés sur le territoire de l'Union européenne : le Site est hébergé par AWS France (52 rue du Port, 92000 Nanterre, France).

Toutefois, dans la mesure où certains congrès IMCAS sont organisés en dehors de l'Union européenne (notamment en Asie et sur le continent américain) et où la Société peut avoir recours à des prestataires internationaux, un transfert de Données vers un pays tiers à l'Union européenne peut être envisagé. Dans une telle hypothèse, la Société s'engage à veiller à ce que les mesures techniques et organisationnelles appropriées soient mises en place, notamment le recours aux clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ou à toute autre garantie reconnue équivalente par la réglementation applicable.